Archív dokumentov SVB online: všetko na jednom mieste

Zmluva s dodávateľom výťahu je v e-maile, zápisnica v šanóne u predchádzajúceho predsedu a poistka niekde v telefóne. Keď sa vlastník opýta, kde nájde dokument, odpovedám „počkaj, pošlem ti ho“. Potom hľadáme e-mail oba, ja aj on.

V SmartSVB má dom jeden archív, sekciu Dokumenty. Otvoríte ju z mobilu aj z počítača, kedykoľvek sa prihlásite, bez hľadania v poštovej schránke.

Kategórie, ktoré robia poriadok

Dokumenty sú v rozbaľovacích kategóriách v pevnom poradí: Faktúry, Zálohové platby, Vyúčtovanie, Revízie, Zmluvy a dodatky, Zápisnice a Iné. Kategória, v ktorej nič nie je, sa neukáže. Správca si vie založiť aj vlastnú kategóriu a pod ňou podkategórie. Dokument bez kategórie skončí na konci v skupine Nezaradené. Kategórie Faktúry, Zápisnice a Vyúčtovanie majú v appke pevný význam, preto pri presune dokumentu do nich alebo z nich appka žiada potvrdenie.

Správca: nahrať dokument krok za krokom

1. Vyberiete súbor (odporúča sa PDF), alebo použijete tlačidlo Naskenovať dokument. Telefón odfotí papier, appka vie nájsť okraje, vyrovnať záber a poskladať viac strán do jedného PDF.
2. Zadáte názov, kategóriu a viditeľnosť. Názov uvidia vlastníci, tak ho pomenujte tak, aby sa dal nájsť.
3. Uložíte. Vlastníci dostanú upozornenie, že pribudol nový dokument. Upozornenie nenesie názov dokumentu.

Keď sa pomýlite, dokument viete neskôr upraviť (názov, kategória, viditeľnosť) alebo zmazať. Premenovať či presunúť sa dá aj celá kategória.

Príklad z praxe: kto čo vidí

Pri každom dokumente nastavíte, komu patrí: všetkým, len bytom alebo jednému konkrétnemu priestoru. Faktúra za opravu v jednom byte tak nemusí byť na očiach celému domu. Vlastník vidí spoločné dokumenty a tie, ktoré patria jeho priestoru, a pri každom je štítok Spoločné, Pre byty alebo Váš priestor. Rovnaké pravidlo platí aj pri stiahnutí súboru, nielen v zozname.

Čo robí vlastník

Dokument nájde v kategórii alebo vyhľadá podľa názvu. Nový dokument má štítok NOVÉ a pri kategórii je počet nových. Súbory PDF a obrázky sa dajú otvoriť v náhľade, ostatné stiahnuť. Zápisnica z hlasovania sa po zverejnení objaví v kategórii Zápisnice a z hlasovania naňu vedie priamy odkaz. Ročné vyúčtovanie si vlastník po uzamknutí stiahne vo svojom prehľade s mesačnými predpismi a revízie domu vidí na stránke Revízie.

Pri zápisnici sa appka stará aj o to, kto dostane ktorú verziu: hlavný vlastník a spoluvlastník bytu dostanú kópiu s podpismi, nájomca a ostatní prihlásení verejnú verziu bez nich. Pre vás ako správcu je to jeden dokument v archíve, nie dve verzie, ktoré treba rozposielať ručne.

Archív je taký úplný, aký ho naplníte. Staré papiere treba raz naskenovať, potom už ide všetko jedným smerom.

Chcete to vidieť naživo?

Ak vediete malý dom a chcete vidieť, ako by to vyzeralo u vás, napíšte na [email protected] a dohodneme krátky hovor (približne 20 minút), na vyžiadanie.